Chaque année, des armées de bénévoles se pressent aux portes des festivals pour être aux premières loges de l'expérience et apporter leur contribution sur le terrain. Un échange de bons procédés, soit, mais il faut bien prendre soin de toutes ces petites mains affairées. En festival, on retrouve donc un “responsable bénévoles” qui se charge de leur encadrement, une mission souvent sujette à l'inattendu.
S’occuper de tous les petits bénévoles qui donnent un peu de leur temps perso pour un festival de musique, voilà un rôle qui n'est pas sans responsabilités. Ces derniers sont autant de joyeux lurons sur-motivés et disposant de plus ou moins d'expérience pour aider les organisateurs du festival à mener à bien leur projet. La gestion d'un festival exigeant une haute dose de minutie et de patience et les tâches des bénévoles peuvent être extrêmement variées, du scan des billets à l'entrée du site au nettoyage des sanitaires, il faut savoir motiver les troupes !
Accueillir et encadrer : le nerf de la guerre
Marie Le Bail à gauche et Audrey Aubree, responsables bénévoles pour le Festival du Roi Arthur - Crédit photo : Nico M
Marie Le Bail, responsable des bénévoles du Festival du Roi Arthur, qui se déroule dans la commune de Bréal-sous-Montfort à une dizaine de kilomètres au sud-ouest de Rennes, va droit au but pour définir son métier : « Responsable bénévoles, je crois que c'est d'abord un métier d'accueil. C'est vraiment le maître-mot. » Les interactions sociales sont centrales dans le métier, il faut être prêt à multiplier les rencontres, parfois éphémères, et apprécier le contact : « On est constamment en train de rencontrer des gens différents, c'est extrêmement agréable. Quand tout le monde est content d'être là, c'est un plaisir énorme ». Le propos est cependant nuancé, car ses missions restent variées et parfois éprouvantes : « Il y a tout de même beaucoup de stress... Je dirais que la chose la plus difficile est de répondre à toutes les demandes lors des inscriptions. C'est un pan du métier qu'on ne voit pas, mais qui est long et laborieux. »
Selon le format et la taille du festival, le nombre de bénévoles à accueillir et encadrer peut varier de l'échelle familiale à une petite armée. Au festival Cabaret Vert, dans les Ardennes, on répartit plusieurs responsables bénévoles sur différents pôles afin de faciliter l'organisation des multiples tâches à effectuer sur le festival. Justine Dromzee, responsable des bénévoles pour le festival aux côtés de Sylvie Bruneaux, est expérimentée dans le domaine : « J'aide les responsables des différents pôles en amont à constituer leurs équipes de bénévoles. Au Cabaret Vert, chaque bénévole est affilié à un poste dirigé par son responsable de pôle. Nous sommes entre 120 et 130 responsables et chaque responsable a sa tâche, comme par exemple le camping bénévole, le camping festivalier, la buvette, l'accueil, la billetterie...»
Kelly Heskin, responsable bénévoles pour le festival breton La Route du Rock depuis 2014 ainsi que pour le Stunfest dédié aux jeux vidéos et ancienne responsable au Travelling, festival cinématographique à Rennes, résume brièvement l’esprit du métier : « Il faut vouloir être dans le dialogue, dans l'échange. Il faut une certaine sympathie, avoir envie de parler à des gens toute la journée. Il faut vraiment vouloir ce côté humain. » Anne Tessier, attachée de production mais également en charge de la partie coordination des bénévoles pour le festival Musicalarue insiste bien sur le sens de l’organisation nécessaire à tenir ce poste. « Si tu adores le contact social, travailler en équipe et que tu as un minimum d'organisation, tu peux très bien avoir fait des études dans un domaine qui n'a rien à voir et faire un très bon responsable bénévoles. Il n'y a pas de formation particulière à suivre, mais ça reste de la production, de l'organisation et de la gestion. Dans mes expériences où je n'ai été que à la coordination des bénévoles, je passais mes journées à faire des plannings.» assure-t-elle.
Un travail administratif de taille en amont du festival
Crédit photo : Festival du Roi Arthur
On pourrait imaginer que le travail d'un responsable bénévoles commence réellement à l’arrivée des bénévoles sur le festival. Mais en amont de l'événement, moult missions lui sont accordées, en grande partie administratives. Tout cela s'orchestre en prenant en compte les deadlines. « J'ai pas mal de tâches administratives : toute la partie inscriptions concernant les bénévoles, il y a un vrai protocole de signature de documents, de dossiers à mettre à jour, d'assurances, d'adhésions, un suivi avec l'administrateur et la compta… » précise Kelly.
Outre cet aspect législatif, il faut bien sûr s'assurer du bon recrutement des bénévoles. « Dès décembre [ndlr : le Festival du Roi Arthur se déroule à la fin du mois d'août], c'est la création des stands de bénévoles, qui prend plusieurs mois. Il faut d'abord faire le bilan avec tous les responsables de chaque pôle pour cerner les améliorations à effectuer les années suivantes. Cette partie du travail dure jusqu'à février, voire mars. Ensuite, on recueille les inscriptions des bénévoles et là commence l'affectation de ces derniers. Car ils prennent de leur temps et on est aussi là pour répondre à leurs demandes : certains veulent assister à tel ou tel concert, être affilié à tel stand... On essaie de répondre à tout cela et de gérer au mieux ces demandes. » ajoute Marie. En 2018, le Festival du Roi Arthur avait ajouté un troisième jour à son événement, engendrant une charge de travail supplémentaire pour elle : « Cela a engendré la création de nouveaux stands pour ce troisième jour. On a aussi dû réfléchir au public que nous allions accueillir un dimanche après-midi pour pouvoir nous adapter à leurs besoins. C'est comme si on repartait à zéro pour chaque nouveau jour que l'on ajoute. »
Une fois les bénévoles inscrits, il faut les répartir sur les différentes tâches du festival. Il est question d’optimiser les talents de chacun car les missions bénévoles sont nombreuses et variées. « J’ai une partie administrative plutôt RH. Je fais de grosses compiles sur la plateforme de travail en me basant sur les profils et les compétences particulières des bénévoles pour les placer sur les différents pôles. Si un bénévole a le permis nacelle, par exemple, on va le mettre à la partie technique parce que c'est rare et demandé. Aujourd'hui on a vraiment besoin de ce genre de compétences », illustre Justine.
Marie met en évidence la fonction d'accueil du responsable bénévoles, qui prend tout sons sens juste avant le début du festival : « Il faut d'abord accueillir les bénévoles puis, répondre à leurs questions, leur fournir cartes, badges, t-shirts, gobelets... Puis on va gérer des imprévus : des bénévoles qui ne viennent pas par exemple, d'autres qui sont en retard, cela arrive très souvent. Il va falloir trouver des solutions très rapidement dans ces moments-là. » Si le métier exige donc un sens pointu de l'organisation, il nécessite aussi une grande flexibilité et capacité d'adaptation. Elle poursuit : « Là on va rappeler des gens qui sont sur liste d’attente, ou demander à des bénévoles de changer de poste. On doit ensuite aller à la rencontre des responsables de pôle pour s'assurer qu'ils soient tenus au courant. Chacun doit pouvoir vivre son festival de la meilleure des façons, on ne devrait pas avoir de bénévoles qui vivent mal leur bénévolat. Parce que le but, c'est aussi de les retrouver avec nous, dans notre aventure, l'année suivante. »
Improvise, adapt, overcome ?
Kelly Heskin, responables bénévoles pour La Route du Rock pendant l'exploitation, dans les bureaux du Fort de Saint-Père
Crédit photo : Gilles Pensart
Pendant le festival, l'erreur n'a pas sa place, la rigueur est de mise et tout doit être paramétré et millimétré : « Normalement, tout est planifié minutieusement avant le festival, mais je suis quand même disponible pour gérer les imprévus », assure Anne du festival Musicalarue. En effet, la donnée bénévole implique de nombreux imprévus qui doivent être anticipés au mieux. Parmi ces problèmes et imprévus, on peut citer la fatigue chez les bénévoles, l’absence de certains inscrits, l'anticipation de certains de leurs déplacements pendant le festival, qui peuvent requérir un véhicule par exemple. Les évoquer lui fait l’effet d’une madeleine de Proust : « Je me souviens d’une fois, à 2 heures du matin, seulement deux sur les dix bénévoles prévus s'étaient rendus à leur créneau. Je rappelle les absents mais ils raccrochent tout de suite quand je demande ce qu'ils sont en train de faire. Ils avaient pris leur pass pour aller à un concert et n'avaient pas respecté leur contrat. La seule solution qu'on ait réussi à trouver était d'aller faire ce créneau nous-mêmes, responsables. Je me suis sentie trahie, mais c'est le risque quand on travaille avec des bénévoles. Il faut jongler avec cela et toujours avoir un plan B. Mais sans eux, le festival n'existe pas et leur investissement est incroyable. Cet exemple fait vraiment partie du pire et reste exceptionnel. En règle générale, ça se passe très bien. »
Un tel emploi du temps ne laisse aucun répit une fois le festival lancé. Les journées sont intenses et les nuits sont courtes, il n’est guère possible de faire la fête avec les festivaliers. « Avec mes horaires, j'ai deux heures de sommeil par nuit. Il faut arriver à rester calme pour essayer de répondre bien aux bénévoles présents, mais j'aime énormément travailler avec eux. C'est dur car il faut toujours avoir le sourire et être hyper disponible jusqu'à tard le soir. Après en tant que salarié, il y a tout de même une coupure, on ne dort pas sous tente » poursuit-elle. C’est là que l’aspect humain du métier intervient le plus. On ne peut pas ignorer un bénévole qui n’est pas dans ses baskets. Kelly l’illustre bien à travers une anecdote : « Il est déjà arrivé qu'une bénévole et son petit copain, placés sur l'équipe nettoyage sur la Route du Rock, se séparent pendant le festival. Elle était forcément triste, et les deux ne voulaient pas être sur les mêmes créneaux, il fallait donc faire attention à cela. J'ai dû aller la voir pour la conseiller. Puis elle a retrouvé le sourire et s'est remotivée pour le nettoyage. Ce sont des petites choses auxquelles on ne s'attend pas forcément sur le terrain. Finalement, on se retrouve à être assez proche de gens qu'on ne connaît pas vraiment. Humainement, je trouve que c'est la partie la plus intéressante du métier. » Elle ajoute : « Les gens sont rassurés s’ils se sentent bien accueillis et sont tout de suite plus motivés, pleinement disposés à donner de leur temps, s’ils voient qu'humainement on leur donne en retour. »
On remercie les bénévoles, puis vient le temps des bilans
Justine Dromzee (affublée de ses lunettes roses), responsable bénévoles pour le Cabaret Vert
« Lorsque le festival est terminé, il faut entamer la phase des remerciements aux bénévoles. C’est primordial. » insiste Marie du festival Roi Arthur. Kelly, quant à elle, met en exergue le lien qui reste avec les bénévoles après le festival : « Il y a parfois quelques échanges avec des bénévoles qui se poursuivent. À la fin de chaque festival, je m'assure de remercier tout le monde, d'écrire le petit mail qui fait plaisir. Donc on a des échanges avec les bénévoles sur leurs impressions, leurs retours, des petites missions du style ‘j'ai perdu mon porte-monnaie’… » Et après l’effort, le réconfort ! Généralement, une soirée des bénévoles est organisée après chaque événement, le dernier jour de l’exploitation ou quelques mois après. C’est une belle occasion de se retrouver dans un contexte différent de celui du festival, très intense et qui ne laisse pas toujours le temps de divaguer et de faire connaissance. « C'est assez fou parce qu'on a été pendant trois semaines à travailler, manger, à vivre ensemble. Ce sont des rencontres éphémères et on ne se croise qu'une fois par an mais il y a un lien très fort qui se crée. Sur le festival, on est tous tellement à bout en même temps et on a cette adrénaline qui nous tient. Quand on se retrouve après, c'est différent mais ce lien reste », raconte Anne avec passion.
Après le démontage, il faut aussi prendre en compte toute une partie administrative, qui ne semble jamais s’arrêter : « Souvent, avec le reste de l'équipe pro, on reste plus longtemps pour tout finaliser, faire le rendu de clés, du matériel... Lorsqu'on est de retour après le démontage, on en revient un peu à toute une partie un peu administrative : remise à jour des dossiers, archivage des documents, des classeurs, et plannings. Après, il y a les bilans : le bilan général fait avec l'équipe restreinte au bureau, les bilans que je récupère auprès de chaque responsable d'équipe, mes bilans personnels… » énumère Kelly. Les responsables se regroupent et échangent sur le déroulement du festival, ce qui pourrait être à revoir ou à améliorer. La Route du Rock est très méthodique sur toutes ces questions : « Sur la Route du Rock, je travaille avec Yann Rouxel, aussi bénévole depuis longtemps. Pendant l'exploitation, on ne peut pas être partout avec nos 700 bénévoles. J'ai ce binôme et une équipe restreinte en qui j'ai confiance et qui gère des choses à droite à gauche. Yann fait une audit et chaque année il reprend un peu tout pour qu’on puisse avoir un retour global. Il faut aussi se poser la question de savoir si le festival s’est bien déroulé ou au contraire s'il y a eu quelques désagréments... Ensuite, je rentre plus dans des côtés plus pratiques : le nombre de bénévoles suffisait-il au bon déroulement des soirées ? Les créneaux étaient-ils bien répartis ? Je me renseigne également auprès de mes responsables. Par exemple, ma responsable merch a voulu recevoir des vêtements, mais peut-être était-ce arrivé trop tard, on n'a pas eu le temps de faire l'inventaire... Je peux ensuite faire remonter cela pour l’améliorer l’an prochain. » précise Kelly.
De son côté, Anne affectionne beaucoup les bilans. Au delà de leur utilité, ils permettent de prendre un certain recul sur le travail accompli et d’en apprécier davantage les fruits. Mais tout n’est pas toujours rose. Se remémorant l’épisode où elle s’était sentie trahie, elle détaille : « Faire le compte de ceux qui n'ont pas été présents sur leurs créneaux est le pire moment des bilans. Il faut essayer de savoir pourquoi, rappeler ou renvoyer un message et le noter pour s'en souvenir l'année d'après et prendre une décision par rapport à ceux qui n'ont pas rempli leur contrat. »
Comment un responsable bénévoles évolue-t-il dans le monde des festivals ?
Anne Tessier, responsable bénévoles pour Musicalarue dans la salle Les Cigales - Crédit photo : Morgane Meilleray
Justine, qui travaille depuis 15 ans avec le Cabaret Vert, a vu le festival grandir et met l’accent sur le changement d’échelle que son poste a pris avec les années. « La première évolution que j’ai constatée, c'est vraiment le nombre de bénévoles. On a un énorme vivier de bénévoles et qui défendent le projet. Sans eux, on ne ferait pas de festival. La première année, on était peut-être 200, c'était un peu plus humain. Aujourd'hui, c'est une grosse colonie de vacances qu’il faut gérer, 1 800 personnes ! La première année, on faisait 17 000 entrées. Aujourd'hui, on en fait 80 000. On a grossi, on a plu, il nous fallait plus de monde et le but n'est pas de tuer les gens à la tâche en les faisant bosser 15 heures par jour. Ils sont là pour nous aider et on est aussi là pour leur offrir un festival, des repas chauds, les boissons et le T-shirt du festival bien sûr ! » Et elle fait tout cela bénévolement, à l’instar du fondateur du Cabaret Vert Julien Sauvage et du président de l’association Yves Schneider. Professionnellement, elle exerce en tant qu’éducatrice spécialisée à la Protection Judiciaire de la Jeunesse. « Mon parcours n'a pas grand chose à voir avec le Cabaret Vert. On était au départ un bande de potes et Julien Sauvage voulait faire un festival à Charleville-Mézières. Il y a 15 ans, il a appelé des amis, qui ont eux-mêmes appelé leurs amis et on s'est retrouvé à créer ça la première année. Je fais partie de l'association FlaP [ndlr : association créée en 2003 qui organise le Cabaret Vert] et on m'a confié différents rôles. Puis arrivé à un moment, on avait besoin de moi sur la ressource bénévole et la gestion de l'accompagnement de ces bénévoles. »
Marie a commencé en tant que bénévole en 2013 et était affiliée au bar, ainsi qu’au montage du festival. Responsable bénévoles depuis 2016, elle raconte : « J’y ai vraiment découvert une famille, des gens très unis. J’ai tout de suite eu envie de m’intégrer, de m’investir plus, alors je suis passée adjointe responsable bénévoles. Et finalement, la responsable avant moi s’est arrêtée, donc j’ai pris la suite. » Pour elle, c'est un métier qui évolue constamment en lien avec le festival : « Que ce soit au niveau de l'accueil ou des stands, tout évolue constamment et on se doit d'évoluer en même temps. » Kelly, a également ressenti ces évolutions d’un point de vue personnel. Quand elle a commencé à encadrer des équipes bénévoles en 2011, il existait peu de postes de ce genre. « C'était plutôt des bénévoles qui encadraient d'autres bénévoles, ou alors les responsables des bars par exemple, qui dirigeaient leur propre équipe de bénévoles. » se remémore-t-elle.
À “son époque”, il n’y avait pas vraiment de cursus scolaire qui menait directement à cette voie : « J'ai fait un Master et un mémoire en cinéma. À l'époque il n'y avait pas toutes ces nouvelles licences professionnelles, médiation, accès culturel, projet événementiel... J'ai bâti mon expérience à travers du bénévolat et des stages. Il faut en passer par là et “mettre les mains dans le cambouis”. C'est sur le terrain qu'on voit les opportunités, les métiers qui se présentent et leurs missions. Il est compliqué de postuler avec seulement des études, sans avoir d'expérience ni connaître des gens dans le milieu. » Elle précise alors sur son histoire professionnelle : « Pendant mon année de stage en 2014, on a eu très peu de désistements, ce qui est assez rare. L’expérience a été très positive avec toute l'équipe, dans les bureaux comme sur le terrain. J'ai donc fait mon bilan et fini à la fin du mois d’août. La Route du Rock ne m’a pas proposé le poste tout de suite mais m’ont rappelé vers janvier. Il leur paraissait évident que je reste sur ce poste, parce que c'est aussi un parti-pris de faire confiance à quelqu'un. Sur le plan humain, on a compris qu'il est important que les équipes bénévoles aient une personne référente chaque année, que quelque chose s'instaure sur le long terme. »
En outre, elle remarque que tout son travail administratif a été grandement facilité par la révolution du numérique. Le web permet un contact instantané et évite des déplacements parfois coûteux pour certains bénévoles. Ce n’est plus tant la donnée de l’espace qui importe, mais bien les délais, rendus quasi nuls grâce aux réseaux : « Sur le festival Travelling il y a une dizaine d’années, on ne travaillait qu'avec des documents imprimés et les bénévoles devaient venir les remplir sur place. Maintenant, tout se fait sur internet, les infos, les contacts… On peut toucher plus de monde, notamment grâce aux réseaux sociaux, c’est très pratique. Et comme les bénévoles sont généralement assez jeunes, ils sont beaucoup plus connectés sur les réseaux. Et puis c'est du direct, ils peuvent mettre un commentaire ou m’envoyer un MP pour poser une question par exemple. »
Anne n’a pas connu ces changements directement, mais elle constate également cette évolution des outils et de la manière de travailler qui touchent l’ensemble des secteurs des musiques actuelles et, a fortiori, de l’événementiel. « En plus d’Internet, on utilise des logiciels qui permettent de travailler de manière plus ergonomique. On a accès au portable des bénévoles, qui répondent plus facilement. Mais il faut maîtriser un panel d’outils plus larges qu’il y a 20 ans, j’imagine, car les dossiers papiers et le présentiel ne disparaissent pas. C'est un métier qui demande de s'adapter aux éventuels changements de moyens. » Et bien qu’elle soit jeune dans le métier, son bagage n’est pas à négliger : « J'ai fait un BTS audiovisuel en production que j'ai terminé en juillet 2018, un service civique de trois mois pour le festival Au Foin de La Rue, puis une mission pro gestion et développement des structures musicales, suivi d'un stage chez les Tontons Tourneurs... Je cherchais du travail et viens de la Mayenne, j’ai donc postulé au poste d'attaché de production pour Musicalarue. J'ai été appelée pour l'entretien et j'ai été prise. J'ai commencé en avril de cette année, je suis nouvelle dans le secteur en tant que salariée mais j'ai fait beaucoup de bénévolat en tant que coordinatrice des bénévoles et à l'accueil d'artistes. »
Bien qu’il puisse paraître attrayant et divertissant, le métier de responsable bénévoles est aussi exigeant que gratifiant. Il passe tout d’abord par l’acquisition de compétences, en étant bénévole, stagiaire, en se jetant à l'eau pour évoluer. L’épreuve du terrain est incontournable pour exercer et toute expérience concrète est bonne à prendre.
Crédit photo de couverture : DarkRoom / Cabaret Vert
